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ごらくらいふ

プログラミングしたりゲームしたり

Google Apps グループでQ&Aを集積したい(= ナレッジベースを作りたい)

最近、日々何か得ているか不明瞭で不安なので、日記つけ始めました。 このまま、得たものを吐き出さずにはいられない病にかかりたいと思う。

Google Apps グループ でQ&Aを集積したい

今回得たもの。

属人化したトラブル対応・運用情報が、メールやらChatworkやらで引き出し、 流れては埋もれていくので、集積したかった。

以下に、社内で見るためのQ&Aフォーラムを立ち上げるまでの手順を吐き出す。

ポイント

  • 社員全員が閲覧・投稿できる
  • 更新通知は必要な人にだけ送りたい
  • 情報をタグで管理したい
  • 社員は日本語主体

グループを作る

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  1. Google グループ を開く
  2. [グループを作成]をクリック
  3. 基本的な情報を埋める
    • "グループ名"を決める
      • 「knowledge_database」とした
    • "グループのメールアドレス"を決める
      • 「knowledge_database」とした
    • "グループの説明"を記入する
    • "グループの主要言語"に「日本語」を選択
    • "グループの種類"に「Q&A フォーラム」を選択する
  4. "基本的な権限"を設定する
    • "トピックを表示"
      • 「グループのすべてのメンバー」を有効にする
      • 「組織のすべてのメンバー」を有効にする
    • "投稿"
      • 「グループのすべてのメンバー」を有効にする
      • 「組織のすべてのメンバー」を有効にする
    • "グループに参加"
      • 「組織内の誰でも参加を申し込める」を選択する*1
  5. [作成]をクリック
    • おめでとうございます。このまま設定を続けましょう。

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グループの設定をカスタマイズする

全ての項目を説明しては冗長なので、手を付けたところだけ記述

設定 メニュー

メールオプション
  • "件名のプレフィックス"を設定する
    • 「[knowledge_database]」とした
    • おすすめを素直に受け取っておく
    • メールクライアント側での取り回しが楽になるので付与をおすすめ
タグ
  • [有効にする]をクリック
  • "投稿ルール"
    • 「ユーザーに少なくとも 1 つのタグの入力を求める」を有効にする

権限 メニュー

投稿の権限
  • "自由形式のタグを入力"
    • 「組織内のすべてのメンバー」とする
    • 管理者が都度タグを追加するコストを払わないようにするため
  • "自分のトピックにお気に入りの返信のマークを付ける"
    • 「グループのすべてのメンバー」とする
  • "トピックに同意"
    • 「グループのすべてのメンバー」とする
  • "リッチテキスト形式で投稿"
    • 「一般公開」を無効にする
  • "投稿者に返信"
    • 「組織のすべてのメンバー」を有効にする
    • 「一般公開」を無効にする

なぜ「組織内の誰でも参加を申し込める」なのか

  • グループに参加している人には、新たなトピックが投稿されたり、返信される度にメールが送信される
  • 「組織内のメンバー」で全員を巻き込むと、通知を必要としない人にまで届いてしまう*2
  • 社長のメールボックスに運用手順を大量に叩き込んで疎まれたりしたくはないでしょう?

はじめの一手

これで、組織内の誰でも使えるQ&Aフォーラムが出来た。 初期は何もないので、すぐに社内に広まりはしない。今日もトピック追加したとか通知がないことからも明らかだ。

地道だが情報をかき集めて、「答えるより案内したほうが楽」 「回答待つより、Q&A調べた上で確認したほうが早い」状況に追い込んでいく必要がある。

とりあえず、使うハードルを下げるためにQ&Aフォーラムの使い方を投稿するといいと思う。

はじめに投稿した

  • タグ検索のしかた
  • 投稿のしかた(タグの使い方)
  • おすすめのタグ一覧

*1:※個人的にとても重要なポイント

*2:ここ、自動で参加になるのかどうか、勘で書いてるので正確な情報ほしい。